Bedrijven worden steeds afhankelijker van hun informatievoorziening: door directe koppeling met klanten en leveranciers wordt de informatievoorziening een integraal onderdeel van de business.
Het blijkt echter lastig om de informatievoorziening af te stemmen op de behoeften van de business. In dit artikel geef ik een aantal aanbevelingen en aandachtspunten bij het verbeteren van deze afstemming.
zie ook: kwaliteit van de informatievoorziening.
Afstemmen strategie en tactiek
ICT business alignment is veel meer dan het vertalen business strategieën van het topmanagement. Men moet op alle niveaus en op alle plaatsen in de organisatie inspelen op veranderingen.
Net als de business plannen zelf is alignment een combinatie van top-down en bottom-up, en een uitwisseling van ideeën tussen verschillende disciplines. Wat alignment extra lastig maakt is dat "standaarden" en "best practices" van de ICT nog erg onvolwassen zijn. Dat betekent dat op alle niveaus afstemming moet plaatsvinden tussen wat gewenst is en wat mogelijk is.
Om de alignment te verbeteren moeten we alle beschikbare kennis mobiliseren, en de verschillende partijen goed laten samenwerken zodat knelpunten adequaat worden aangepakt aanpakken en goede oplossingen gevonden, die rekening houden met alle belangen. Het organiseren van de samenwerking is één van de belangrijkste uitdagingen.
Organiseer de samenwerking
Succesvol ICT business alignment betekent het ontwikkelen en onderhouden van een symbiose van ICT en business.
In het artikel Informatiemanagement is vooral organiseren van samenwerking heb ik aangegeven dat we dit kunnen bereiken door ze te groeperen in een Control Team. De Control Teams maken dat ICT en business manager samenwerken, en een goede afweging kan worden gemaakt tussen concern belangen en decentrale belangen.
Afstemming met ICT organisatie
In elk control team zit altijd een servicemanager, die in de ICT organisatie het control team vertegenwoordigd, en zorgt dat hun belangen worden behartigd.
De ICT'ers moeten meedenken met de klant: proactief optreden (voordat de klant er om vraagt)
Kernpunt daarbij is dat hij zicht richt op de klanten, mogelijkheden en bedreigingen van zijn klant.
Succesvol ICT business alignment betekent het ontwikkelen en onderhouden van een symbiose van ICT en business.
Beheersen complexiteit
Een van de belangrijkste oorzaken van de complexiteit is dat problemen projectmatig worden opgelost, waardoor een lappendeken ontstaat en steeds nieuwe problemen worden gecreëerd.
In de praktijk blijken organisaties die flink in ICT investeren vaak niet eens weten wat ze hebben, laat staan dat ze weten wat ze er allemaal mee kunnen.
De sleutel is dat wijzigingsvoorstel worden opgesteld door Control Team, dat verantwoordelijk is voor kwaliteit, architectuur en afweging van alle belangen.
Technische infrastructuur
De infrastructuur is het deel van de informatievoorziening, dat door verschillende ICT faciliteiten wordt gebruikt (het meest kenmerkende zijn werkplek, datacommunicatie, file-servers) maar er zijn nog veel meer onderdelen die beter en/of goedkoper gemeenschappelijk kunnen worden gebruikt.
In sommige bedrijven bepaalt het top management (op advies van het IT management) hoe de infrastructuur er uit ziet en hoeveel die mag kosten. Dat betekent dat geen gebruik wordt gemaakt van de kennis van de applicatiemanagers (die afhankelijk zijn van de technische infratructuur), en van de business managers (die afhankelijk zijn van de applicaties).
Het is daarom van belang ook voor de onderdelen van de technische infrastructuur Control Teams op te zetten, om tot een goede afstemming te komen tussen de technische infrastructuur en de applicaties.
.