In dit artikel enkele uitgangspunten en ideeën, zoals aangegeven in Platform voor IT Business Alignment en Informatie Management.
Voor advies en coaching bij het verbeteren van de effectiviteit van de informatievoorziening zie Ger van Veen - Coaching bij het verbeteren van Informatie management
De huidige situatie
Hoewel er allerlei methoden en technieken beschikbaar zijn om de besluitvorming te verbeteren, is de eerste voorwaarde dat de onderneming zijn beschikbare business kennis weet te mobiliseren. Maar:
- Centrale afdelingen zien wensen van decentrale afdelingen als deel belangen. Ze hebben daardoor de neiging zelf beslissingen te nemen ipv te overtuigen, te stimuleren, en gebruik te maken van de kennis en ervaring van anderen.
- Lijnorganisatie is niet geschikt voor informatie management.
Informatiemanagement vereist samenwerking tussen verkoopafdelingen en met ICT afdeling.
- Decentrale afdelingen zoeken hun eigen weg.
Het resultaat is dat vaak beslissingen niet worden begrepen en niet goed worden uitgevoerd, en dat soms de beslissing geheel verkeerd uitpakt.
Wat moeten we veranderen
Allereerst moeten we zorgen dat de belanghebbenden en deskundigen op structurele wijze (niet alleen op ad hoc basis) samenwerken.
Hierbij onderscheiden we twee soorten groepen:
Business afdelingen met gemeenschappelijke informatievoorziening
In zo'n groep van bijvoorbeeld verkoopafdelingen wisselt men ideeën en ervaringen uit, en kan men gemeenschappelijk optrekken richting ICT organisatie en topmanagement.
Als je ook de deskundigen uit de ICT organisatie en topmanagement erbij betrekt heb je de ideale stuurgroep voor de informatievoorziening van de verkoopafdelingen (of korter Verkoop Control Team). Het Verkoop Controle Team kan dus alle belangen betreffende de informatievoorziening van de verkoopafdelingen afwegen.
Control Teams per centrale afdeling
In zo'n groep wisselt men ideeën en ervaringen uit, en kan men gemeenschappelijk optrekken richting de centrale afdeling (bijvoorbeeld ERP, servers, desktop) en topmanagement.
Als het topmanagement en centraleafdelingen hier op inspelen hebben ze een goed aanspreekpunt om concern beslissingen en strategische keuzes mee te bespreken.
Conclusies
De kwaliteit van het informatie management kan aanzienlijk verbeteren, door de belanghebbenden en deskundigen te groeperen in Control Teams. Dit creëert een raamwerk dat we eenvoudig kunnen aanpassen aan de specifieke omstandigheden en wensen van uw onderneming.
De Control Teams maken dat ICT en business manager samenwerken, en een goede afweging kan worden gemaakt tussen concern belangen en decentrale belangen.